Tietosuojaseloste

Asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste päivitetty 06.03.2024

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Metsänhoitoyhdistys Kymenlaakso ry
Vanhamaantie 22, 47200 Elimäki
040 809 3828
taina.laakso@mhy.fi

2 Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri.

3 Johdanto

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä metsänhoitoyhdistyksen asiakasrekisterissä. 

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperusta

Metsänhoitoyhdistyksen asiakkaita ovat kaikki ne yksityiset henkilöt ja yritykset tai yhteisöt, jotka solmivat sopimuksen metsänhoitoyhdistyksen kanssa palveluista. Metsänhoitoyhdistys rekisteröi asiakkaiden henkilötiedot asiakasrekisteriinsä ja käsittelee henkilötietoja sopimuksen tekemistä edeltäviin toimenpiteisiin ja täyttääkseen sopimuksen mukaiset velvollisuutensa, markkinoidakseen ja kehittääkseen palveluita asiakkailleen, sekä oikeutettujen etujen mukaisesti ammatilliseen ja talouspoliittiseen edunvalvontaan sekä niihin liittyvien tilastojen ja selvitysten laatimiseen, historiikkien kirjoittamiseen ja ansiomerkkien myöntämiseen, jäsenyyden ja asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen, jäsen- ja asiakaskirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen sekä suoramarkkinointiin. Asiakassuhteen perustaminen ilman asiakkaan henkilötietojen rekisteröintiä ei ole mahdollista.

Käsittelemme tietoja osittain MHY-ketjun sisällä. Nämä tarkoitukset ovat toimintamme kannalta välttämättömiä ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Metsänhoitoyhdistys rekisteröi ja käsittelee henkilötietoja myös asiakkaan antaman suostumuksen mukaisesti markkinointia varten, sekä luovuttaakseen asiakastietoja yhteistyökumppaneille asiakasetujen myöntämistä varten. 

5 Rekisteröitävät tiedot

Asiakkaan henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös kolmansien osapuolten rekistereistä saatavilla luovutuksilla, kuten esimerkiksi Digi- ja väestötietovirastosta, maanmittauslaitokselta tai muilta viranomaistahoilta. 

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat mm:

• Etu- ja sukunimi
• Metsätilatalouden harjoittajan y-tunnus
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Tiedot sovituista palveluista ja niiden mahdollisista muutoksista
• Laskutustiedot
• Muut asiakassuhteeseen liittyvät tiedot
  
  
  6 Henkilötietojen vastanottajat

Luovutamme asiakkaan henkilötietoja kolmansille osapuolille asiakkaan antaman suostumuksen perusteella. Luovutuksen syy voi olla esimerkiksi markkinointitarkoitus. 

Luovutamme henkilötietoja myös viranomaisille niiden määräysten tai vaatimusten mukaisesti. Saatamme luovuttaa henkilötietoja MHY-ketjuun kuuluviin yhteisöille markkinointia ja tilastointia varten, kuitenkin vain lainsäädännön sallimissa puitteissa. Luovutamme asiakkaiden henkilötietoja myös alihankkijoillemme ja sopimuskumppaneillemme metsänhoitoyhdistyksen ja asiakkaan sopimuksen täyttämiseksi, tai mahdollisten oikeusvaateiden mukaisten toimenpiteiden suorittamiseksi. Voimme luovuttaa asiakkaiden henkilötietoja myös osakasyhtiöillemme asiakkaan toimeksiantojen toteuttamiseksi, tai postitusta ja taloushallinnon ylläpitämistä varten.

Asiakkaiden henkilötietoja luovutetaan myös metsäsertifioinnin rekisteröinnistä vastaavalle taholle Kestävän Metsätalouden Yhdistys ry:lle tieteellisiä-, historiallisia, tai mielipide- tai markkinatutkimuksia varten.

Henkilötietojasi voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tietosuojalainsäädännön asettamissa rajoissa. Siirrämme henkilötietoja vain sellaisiin maihin, joiden tietosuojan taso on varmistettu. Olemme toteuttaneet ja varmistaneet asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi, sekä varmistaneet että tietojen vastaanottajalla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn. Voimme käyttää sopimuksissamme myös Euroopan Komission vahvistamia vakiolausekkeita varmistaaksemme henkilötietojen siirron lainmukaisuuden EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

7 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun sopimuksen täyttäminen sitä edellyttää. Tilanteessa, jossa asiakas on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käyttämiseen markkinointitarkoituksia varten, henkilötietoja rekisteröidään, kunnes asiakas peruuttaa suostumuksensa.

8 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metsänhoitoyhdistys ei käytä asiakasrekisteriä automaattiseen päätöksentekoon, eikä henkilötietojen käsittely sisällä profilointia.

9 Henkilötietojen säilytysaika 

Henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun sopimus on voimassa ja sopimukseen perustuvat velvollisuudet ja oikeudet on täytetty. Asiakkaan suostumuksella kerättyjä ja rekisteröityjä henkilötietoja voidaan säilyttää niin pitkään, kunnes asiakas peruuttaa suostumuksensa. Kirjanpito- ja verotukseen liittyvien velvollisuuksien täyttämiseksi henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin kirjanpito- ja verolait edellyttävät. 

10 Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Asiakkaan henkilötiedot saadaan pääasiassa suoraan rekisteröidyltä itseltään. Asiakkaan henkilötietoja voidaan saada myös, kun rekisteröity käyttää tiettyjä rekisterinpitäjän verkkopalveluja.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lain sallimissa puitteissa kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten:

• viranomaisten pitämistä rekistereistä, kuten Digi- ja väestötietovirastosta, ulosottoviranomaiselta ja poliisilta, tai 
• luottotietorekisterinpitäjiltä.
  
  11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi milloin tahansa kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Rekisteröidyllä on myös henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä joka perustuu oikeutettuun etuun, tai pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista jos esimerkiksi rekisteröity kiistää tietojensa paikkansapitävyyden. 

Lisäksi rekisteröity voi pyytää tietojensa siirtämistä toiseen järjestelmään, jos kyse on rekisteröidyn itsensä antamista tiedoista ja niitä käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, tai rekisterinpitäjä muuten laiminlyö yleisen tietosuoja-asetuksen tai tietosuojalain mukaiset velvollisuudethänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi

12 Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen. 

13 Rekisterin suojaus

Käsittelemme henkilötietoja mahdollisimman turvallisella ja organisatorisia tietoturvakeinoja käyttäen. Näin turvaamme henkilötietoihin luvattoman pääsyn, luovuttamisen ja hävittämisen. Asiakasrekisteriä käyttää vain ne henkilöt, joiden työtehtävien asianmukaiseksi hoitamiseksi asiakkaan henkilötietojen käyttö on edellytettyä.